Tool-Stack-Assessment: Methode, Ablauf, Ergebnis

Bevor ein Unternehmen ein neues Tool kauft oder eine Migration startet, sollte es wissen, was es heute hat. Klingt selbstverständlich, ist es aber nicht. In den meisten mittelständischen Unternehmen existiert keine vollständige Übersicht über die eingesetzte Software-Landschaft.

Das Tool-Stack-Assessment schließt diese Lücke. Es ist ein zeitlich klar abgegrenztes Projekt mit einem konkreten Ergebnis.

Was geliefert wird

Am Ende eines Assessments steht ein Dokument, das drei Fragen beantwortet:

1. Welche Tools sind tatsächlich im Einsatz?
2. Welche Daten liegen wo, und wer pflegt sie?
3. Welche drei bis fünf Schwachstellen verursachen die größten Reibungsverluste?

Plus eine priorisierte Empfehlung: was zuerst anpacken, was kann warten, was sollte nicht angefasst werden.

Das Dokument hat üblicherweise 15 bis 25 Seiten. Es ist nicht für die Schublade gemacht, sondern als Diskussionsgrundlage für die Geschäftsführung. Es enthält keine Werbung für bestimmte Hersteller. Es enthält Empfehlungen, die unabhängig davon sind, was sich am leichtesten verkaufen lässt.

Wie der Ablauf aussieht

Ein Assessment dauert zwei bis drei Wochen Kalenderzeit, davon zwei bis drei Arbeitstage tatsächlicher Aufwand auf Kundenseite.

Phase 1: Bestandsaufnahme. Inventur aller eingesetzten Tools. Lizenzen, Konten, Daten. Wer hat Zugriff, wer ist Administrator. Das ist die unspektakulärste Phase, gleichzeitig die wichtigste. Hier kommt regelmäßig Software zum Vorschein, deren Existenz die Geschäftsführung vergessen hatte.

Phase 2: Prozess-Schnitte. Drei bis fünf zentrale Geschäftsprozesse werden durchgegangen, vom Lead bis zur Rechnung, vom Wareneingang bis zur Lagerbuchung, vom Mitarbeiter-Onboarding bis zum ersten Login. Was passiert in welchem System, wo brechen Daten, wo wird doppelt erfasst, wo schimpfen die Mitarbeitenden.

Phase 3: Auswertung. Verdichtung der Befunde. Was sind die strukturellen Probleme, was sind Einzelfälle. Welche Investitionen würden welche Schmerzpunkte lösen.

Phase 4: Präsentation. Ergebnisse werden mit der Geschäftsführung besprochen, nicht per E-Mail zugesandt. Eine Stunde für Vorstellung, eine Stunde für Diskussion und Priorisierung.

Was ein Assessment nicht ist

Es ist keine technische Tiefenprüfung einzelner Systeme. Niemand schaut, ob der Exchange-Server richtig konfiguriert ist oder ob die Backup-Strategie sauber dokumentiert ist. Solche Audits sind sinnvoll, aber sie sind nicht Teil dieses Formats.

Es ist auch keine Software-Empfehlung. Am Ende steht nicht: “Sie sollten Microsoft 365 einführen.” Am Ende steht: “Ihr aktueller Mail-Stack verursacht in 35 Prozent der Support-Tickets Probleme. Ein Wechsel auf eine cloudbasierte Lösung würde diese Probleme adressieren. Drei Optionen sind realistisch, eine davon empfehlen wir; die Auswahl gehört in einen separaten Schritt.”

Der Unterschied klingt klein, ist aber wesentlich. Wer ein Assessment macht, um eine vorgefertigte Lösung zu verkaufen, ist kein Berater, sondern ein Vertriebsvorgang in akademischer Verkleidung.

Was es kostet

Ein Tool-Stack-Assessment für ein Unternehmen mit 10 bis 80 Mitarbeitenden liegt im niedrigen vierstelligen Bereich. Das ist eine bewusste Größenordnung. Hoch genug, dass nur Unternehmen mit ernsthaftem Veränderungsinteresse anfragen. Niedrig genug, dass die Hürde überwindbar bleibt.

Für Unternehmen in Österreich gibt es zusätzlich Förderwege, die einen Großteil der Kosten abdecken können. Welche davon im Einzelfall greifen, wird im Vorfeld geklärt.

Wie es weitergeht

Nach dem Assessment gibt es drei Pfade:

1. Das Unternehmen setzt die Empfehlungen mit eigenen Ressourcen um.
2. Das Unternehmen vergibt einzelne Projekte aus der Liste an spezialisierte Dienstleister.
3. Das Unternehmen vereinbart eine laufende Begleitung, in der ich die Umsetzung koordiniere.

Keiner der drei Pfade ist im Assessment-Preis vorgespiegelt. Die Entscheidung liegt nach Lieferung. Das ist der Sinn des Formats: erst sehen, was los ist, dann entscheiden.